de Excel bestanden voor de rechtmatigheidsverantwoording

bespaar weken werk

Automatisch de Excel bestanden voor de rechtmatigheidsverantwoording

Bespaar uw gemeente weken werk: laat Purfaction elk kwartaal de spendanalyse en crediteurenkaarten naar de modellen van Beter Aanbesteden voor u klaar zetten in Excel. Wij vullen de Excel sheets voor de rechtmatigheidsverantwoording zo compleet mogelijk voor u in, aan de hand van de door u aangeleverde spend en contracten.

U kunt zich volledig richten op de beoordeling van de risico's, en bespaart zeeën van geestdodend werk!

Boek een Demo

rechtmatigheidsverantwoording 2023 en verder

De #BeterAanbesteden oplossing

Beter Aanbesteden heeft op de PIANOO website twee Excel modellen gemaakt waarmee een gemeente of lokale overheid haar rechtmatigheidsverantwoording kan onderbouwen. Hiermee is de noodzaak om externe (dure) expertise in te schakelen weggenomen.

De uit te voeren stappen staan in dit document en komen hier op neer:.

Maak een crediteurendump uit het grootboek en reconcilieer deze met de totalen in de financiële administratie.
Selecteer de hoog risico crediteuren o.b.v. de EU drempels voor aanbesteden.
Per hoog risico crediteur: verdeel alle factuurregels van de afgelopen 4 jaar per opdracht.
Voor elk hoog risico opdracht; bepaal de vorm van inkoop en vul de bijbehorende (contract) informatie in en beoordeel op rechtmatigheid.

De kant-en-klare Excel modellen van Beter Aanbesteden zijn in principe voldoende om als gemeenten en lokale overheid de rechtmatigheidsverantwoording vanaf de factuurregel op te bouwen. Maar het is veel werk en foutgevoelig! Een gemeente met 80.000 - 100.000 inwoners is al gauw 0.25 FTE kwijt aan het aleen maar invullen van de informatie uit onderliggende systemen (bron). De daadwerkelijke verantwoording moet dan nog gebeuren.

Éénmalig is dit proces wel - eventueel met hulp van extra handjes - uit te voeren. Maar de rechtmatigheidsverantwoording is een blijvertje en moet derhalve elk jaar opnieuw.

Kan dit ook anders?

Het handmatig invullen van de Beter Aanbesteden modellen voor de Spendanalyse en de Crediteurenkaarten is enorm veel werk!

Het is veel werk om de #Beter Aanbesteden Excel modellen voor de rechtmatigheidsverantwoording in te vullen.

Automatisch aanmaken van de Beter Aanbesteden modellen door Purfaction, rechtmatigheidsverantwoording 2023 en verder

hulp bij de modellen van Beter Aanbesteden

Rechmatigheidsverantwoording in Excel à la Purfaction

Wij, spendanalyse specialisten, doen al meer 25 jaar spendanalyse. Samen met enkele van onze gemeentelijke klanten hebben we een extra module ontwikkeld die de Beter Aanbesteden Excel modellen van te voren invult.De analyses voor de rechtmatigheidsverantwoording, die vervolgens in Excel worden uitgevoerd kunnen weer worden ingelezen en verwerkt in Purfaction, zodat deze informatie als historie kan worden opgeslagen en weer worden gebruikt bij het klaarzetten van de Excel bestanden voor de volgende ronde.

Nieuwsgierig welke informatie dan in de bestanden komt te staan? We laten het u graag zien in een korte demo.

Boek een Demo

Purfaction zet de #Beter Aanbesteden Excel sheets voor u klaar.

Het proces lijkt zeer veel op onze reguliere verzorgde spendanalyse, wat erop neer komt dat wij alle gegevens voor u klaar zetten, zodat u meteen aan de slag kunt met de beoordeling op rechtmatigheid.

We zetten, zoals geadviseerd door PIANOO, in op een kwartaal proces. Dit gaat dan als volgt:

1. aanleveren van de spend- & contractgegevens

actie: gemeente / locale overheid

Hierbij gaat het om alle factuurregels en contracten van minimaal de afgelopen vier jaren. De gegevens moeten worden aangeleverd met een veilige end-to-end versleutelde verbinding.

2. ontdubbelen van leveranciers

Regelmatig komen er meerdere crediteuren voor die verwijzen naar dezelfde leverancier. Dit soort 'vervuiling' kan ontstaan bij naamswijzigingen of door een overgang op een nieuw systeem.

Purfaction combineert dit soort crediteuren tot één herkenbare leverancier.

Dit ontdubbelen is een cruciaal onderdeel van onze spendanalyse voor de verdere beoordeling van de crediteur op rechtmatigheid.

3. de spend classificeren naar PIANOO inkooppakketten

Purfaction categoriseert vervolgens de spend naar de Pianoo inkooppakketten en sorteert zo alvast voor om later de 'vorm van inkoop' te bepalen en hints te geven voor de CPV codes.

4. spend koppelen aan contracten

Purfaction koppelt, waar nodig, de spend aan de aangeleverde contracten. Hierdoor kan op factuurregelniveau alvast een 'project' worden toegewezen aan de spend.

Deze koppeling kan later worden verfijnd in de Crediteurenkaarten.

5. aanmaken van de Beter Aanbesteden Excel bestanden

Purfaction levert een zip-bestand met daarin de voorafingevulde Excel modellen van Beter Aanbesteden:

De Spendanalyse Excel, met daarin de spend voor alle leveranciers en een vooranalyse m.b.t. 'hoog risico?'
Een Excel Crediteurenkaart voor elke 'hoog risico' leverancier, met daarin de factuurregels met project toewijzing, spend per jaar en een vooringevulde analyse tabel op 'project' -niveau.
Voor elk 'hoog risico' project, de analyse per 'Vorm van Inkoop' met contract informatie.

De organisatie voltooid de analyses in de Excel bestanden en rapporteert hier intern over.

6. aanleveren Excel analyses

actie: gemeente / locale overheid

Om de analyses te bewaren en weer toe te passen op de volgende update levert de organisatie de analyses uit de Beter Aanbesteden Excel sheets als zip bestand aan aan Purfaction.

7. rechtmatigheids dashboards

Purfaction verwerkt de aangeleverde details van de rechtmatigheidsanalyses en publiceert de resultaten over de rechtmatigheid in haar dashboards.

De rapportages ondersteunen het finance & control proces m.b.t. de rechtmatigheidsverantwoording.

8. data verversen met nieuwe kwartaalgegevens

PIANOo adviseert om de resultaten eens per kwartaal bij te werken voor de rechtmatigheidsanalyse.Hierdoor kun je pro-actief de aanbestedingsgrenzen blijven monitoren en op tijd ingrijpen als spend van een leverancier onrechtmatig dreigt te gaan worden.

Doordat Purfaction de analyse resultaten van de vorige rondes heeft, wordt de kwaliteit van de vooraf ingevulde data in de Beter Aanbesteden Excel modellen steeds nauwkeuriger.

Nieuwsgierig welke informatie dan in de bestanden komt te staan? We laten het u graag zien in een korte demo.

Boek een Demo

Automatisch aanmaken van de Beter Aanbesteden Excel modellen voor de rechtmatigheidsverantwoording