Spendanalyse gemeente voor rechtmatige en doelgerichte actie

Spendanalyse: Onmisbaar voor een Gemeente

De spendanalyse is de tool voor een gemeente om rechtmatig, doelgericht en efficiënt te werken.

Gemeenten staan door taakverzwaring, nieuwe regelgeving en veranderende maatschappelijke behoeften onder druk. Verreweg het grootste deel van de beschikbare financiële middelen besteedt u aan inkoop. Die middelen moet u rechtmatig en doelmatig besteden. Daarnaast kunt u via inkoop op uiteenlopende terreinen maatschappelijke impact realiseren. De spendanalyse biedt u de juiste informatie om rechtmatig, doelgericht en efficiënt te werken.

Purfaction is dé spendanalyse-specialist voor gemeenten.

Gemeenten onder druk

Van de gemeentelijke begroting wordt circa 70 procent uitgegeven aan de inkoop van goederen, diensten en werken. Voor alle Nederlandse gemeenten tezamen gaat het om een kleine 29 miljard euro, zo blijkt uit onderzoek dat spendanalyse-specialist Purfaction samen met het RIVM uitvoerde. Gemeenten geven aan derden, een groot en toenemend aantal leveranciers, gemiddeld 1650 euro per inwoner uit.
Omdat het gaat om publieke middelen moet de inkoop zowel rechtmatig als doelmatigheid plaatsvinden. Op zich is dat al een opgave, zeker voor de kleinere gemeenten, maar ook omdat gemeenten er de afgelopen tijd nieuwe taken bij hebben gekregen. Taken die ook nieuwe uitgaven en meer leveranciers met zich meebrengen. Denk aan taken op het gebied van jeugdzorg, werk en inkomen en de zorg aan langdurig zieken en ouderen.

Van recenter datum is het streven om door middel van de inkoopuitgaven maatschappelijke impact te bewerkstelligen, waaronder social return, verduurzaming en versterking van het midden- en kleinbedrijf.

Gemeenten geven aan derden, een groot en toenemend aantal leveranciers, gemiddeld 1650 euro per inwoner uit.

Purfaction: dé specialist voor spendanalyse

De spendanalyse is hét instrument om greep te krijgen en te houden op de, steeds grotere en complexere, gemeentelijke inkoopuitgaven. De informatie die deze analyse oplevert, is essentieel voor doelgerichte actie op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid, contractmanagement en maatschappelijk verantwoord inkopen.

Purfaction is in Nederland de pionier en specialist op het gebied van spendanalyse. Onze missie: transparanter en effectiever inkopen met data. Inmiddels hebben wij ruim 25 jaar ervaring en voerden wij vele honderden analyses uit voor organisaties in zowel de private als de publieke sector. In de publieke sector voor gemeenten, waterschappen, onderwijsinstellingen, zorginstellingen en de rijksoverheid.

Inkoopanalyses met een grote ‘plus’, omdat wij op basis van de vele inkoopdata, al dan niet uit diverse bronnen, direct bruikbare informatie maken en die visueel krachtig presenteren in inkoopdashboards. Purfaction heeft daarvoor een visualisatiespecialist in dienst.

Purfaction maakt op basis van de vele inkoopdata direct bruikbare informatie en presenteert die visueel krachtig.

speciaal voor gemeenten

de voordelen van de spendanalyse voor gemeenten

Specifiek voor middelgrote en kleinere gemeenten ligt de toegevoegde van een door Purfaction uitgevoerde spendanalyse op de volgende gebieden:

Rechtmatigheid van Inkoop

Spendanalyse is de basis voor de interne controle voor de recent ingevoerde Rechtmatigheidsverantwoording, voor het dossier Inkoop.

Contractbeheer

De spendanalyse, uitgebreid met de contracteninformatie is de tool voor professioneel contractmanagement en een proactieve aanbestedingskalender.

MVOI

Met de spendanalyse kun je doelgericht en efficiënt inkooptrajecten uitzetten ter verbetering van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI).

Spendanalyse gemeente als basis voor de rechtmatigheids-verantwoording

Met ingang van verslaggevingsjaar 2023 moeten gemeenten en provincies zelf een rechtmatigheidsverantwoording afgeven (bron VNG). De accountant controleert die vervolgens. Zowel de Rekenkamer, VNG als PIANOo Expertisecentrum Aanbesteden adviseren dan ook om periodiek een spendanalyse te maken. PIANOo geeft als advies zo’n analyse per kwartaal uit te voeren.

Zeker voor de kleinere gemeenten verdient het aanbeveling de periodieke spendanalyse gemeente uit te besteden, gezien de beperkte inkoopformatie en de hierboven beschreven taakverzwaring.

Uit de door Purfaction uitgevoerde spendanalyse blijkt gedetailleerd hoe de inkoop is samengesteld op CPV-niveau en aan welke leveranciers welke middelen worden uitgegeven. In de ‘Rechtmatrix®’ ziet u vervolgens in één oogopslag waar de rechtmatigheidsrisico’s liggen. Met dat inzicht kunt u tijdig actie ondernemen.

Mocht uw organisatie de #BeterAanbesteden Excel modellen gebruiken: Vanuit Purfaction is met een druk op de knop de #BeterAanbesteden spendanalyse en crediteurenkaarten aan te maken.

Met ingang van verslaggevingsjaar 2023 moeten gemeenten zelf een rechtmatigheidsverantwoording afgeven. De spendanalyse is daarvoor de basis.

Spendanalyse gemeente voor doelgericht én efficiënt maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen

Als 70 procent van de gemeentelijke begroting uit inkopen bestaat, is het duidelijk dat u via inkoop ook belangrijke maatschappelijke doelen kunt realiseren. Doelen op het gebied van onder meer klimaat, circulariteit en inclusiviteit. Inmiddels hebben enige tientallen gemeenten hun handtekening gezet onder het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). De ambitie is er dus, en niet alleen bij deze gemeenten.

Gezien de, met name voor de kleinere gemeenten, beperkte middelen en menskracht is het zaak om voor MVOI prioriteiten te stellen. Bij welke inkoopcategorieën kunnen wij voor de verschillende maatschappelijke thema’s het grootste effect sorteren? Op die vraag geeft de Priomatrix® van de Purfaction spendanalyse gemeente het antwoord. De spenddata van de omvang van inkoopcategorieën en leveranciers koppelen wij aan MVI-criteria en plaatsen wij overzichtelijk in een matrix. Direct wordt duidelijk waar u de meeste impact kunt hebben. Daar kunt u vervolgens heel gericht de inspanningen op richten.

Spendanalyse gemeente voor professioneel contractmanagement en proactieve aanbestedingskalender

De afgelopen jaren wordt duidelijk meer aandacht besteed aan de professionalisering van het contractmanagement. In het algemeen wordt binnen het contractmanagement een onderscheid gemaakt tussen contractbeheer (de basis administratief goed op orde) en prestatiemanagement, conform het contract van de leverancier krijgen wat je hebt afgesproken. Voor de professionalisering van beide activiteiten heeft Purfaction verschillende tools, waaronder de ‘Doelmatrix®’. Deze matrix geeft op een visueel aantrekkelijke manier een totaaloverzicht van de compliance en uitnutting van de verschillende contracten.

De spendanalyse gemeente is ook de basis voor een proactieve aanbestedingskalender: welke aanbestedingen moet u wanneer uitvoeren? Op basis van die informatie wordt duidelijk of en wanneer veel werk te verwachten is. Vervolgens kunt u bepalen of dat met de aanwezige expertise en menskracht mogelijk is, en of u al dan niet tot inhuur moet overgaan.

Gezien de beperkte middelen en menskracht is het zaak om voor Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen prioriteiten te stellen. Een spendanalyse is daarbij onmisbaar.

Onze spendanalyse referenties bij gemeenten

Purfaction voerde spendanalyses uit voor zowel middelgrote als kleine gemeenten, waaronder de gemeenten Alkmaar, Heuvelrug, Nissewaard en Stichtse Vecht en daarnaast ook voor gemeentelijke inkoopsamenwerkingsverbanden, waaronder IBMN, H2O, Bizob en Inkoopbureau West-Brabant.

Hierdoor hebben zij gedetailleerd inzicht in de samenstelling van de inkoopuitgaven en de mate van rechtmatigheid en doelmatigheid van de spend. Meten is weten. Wéten is de inkoopuitgaven vervolgens zodanig te managen dat uw gemeente maximale maatschappelijke impact realiseert voor inwoners, bedrijven en onze planeet. De spendanalyse van Purfaction is daarvoor de onmisbare basis, omdat die de inkoopacties aangeeft die het grootste effect hebben.

Zien is geloven

Zien is geloven. Daarom geven wij u graag een demonstratie van de vele mogelijkheden van de Purfaction-spendanalyse. U ziet dan direct de mate van diepgang en de diverse toepassingsmogelijkheden. Ook ervaart u het gemak van de gebruikersvriendelijke dashboards en de fraaie visuele presentatie van resultaten die in één oogopslag laat zien waar u de meeste impact kunt maken. ‘Impact’ qua rechtmatigheid, doelmatigheid, risicoreductie en verduurzaming.

vraag een demo aan

Spendanalyse Gemeente, actiegericht