Welke contracten van toepassing zijn
Raamovereenkomsten, nadere overeenkomsten en losse contracten.
Dataverwerking
Contractkoppeling en rechtmatigheid
Maak rechtmatigheid zichtbaar in inkoop- en contractinformatie.
De schakel tussen wat is afgesproken en wat wordt betaald
Purfaction koppelt facturen, leveranciers en contracten. Zo zit rechtmatigheid niet meer alleen in Excel-bijlagen of losse dossiers, maar is het doorlopend zichtbaar in de inkoop- en contractinformatie.
Waarom contractkoppeling cruciaal is
Zonder goede contractkoppeling weet je niet precies welk deel van de spend onder contract valt, of uitgaven binnen plafonds blijven en of gekozen procedures aansluiten bij drempelbedragen. Dat maakt het lastig om rechtmatigheid overtuigend aan te tonen richting controller, accountant en raad.
Drie inzichten per leverancier en opdracht
Zie spend op contract en aanbestedingsdrempels voor een goede onderbouwing van rechtmatigheid.
Welke aanbestedingsprocedure erbij hoort
Europees, nationaal, meervoudig onderhands en enkelvoudig onderhands.
Hoeveel er in totaal is uitgegeven
In de afgelopen vier jaar en in de huidige periode: de spend op contract.
Hoe Purfaction spend aan contracten koppelt
Datacontrole en mapping
Factuurregels, crediteuren en contracten worden eerst gemapt naar het Purfaction-model en gecontroleerd op volledigheid en kwaliteit. Daarbij worden onder meer factuurnummers, bedragen, kostensoorten, crediteurnummers en contractnummers gestandaardiseerd.
Automatische contractkoppeling
Vervolgens koppelt Purfaction spend aan contracten op basis van leverancier (na ontdubbeling), contractnummer of referentie op de factuur, looptijd en omvang van het contract. Waar nodig worden aannames inzichtelijk gemaakt, zodat de controller kan beoordelen of de koppeling klopt.
Correcties uit de praktijk
In de rechtmatigheidsanalyse kunnen controller en accountant contractkoppelingen corrigeren, bijvoorbeeld een ander contractnummer of een opdrachtsplitsing. Deze correcties worden na upload van het zip-bestand structureel overgenomen, zodat toekomstige perioden meteen profiteren van het verbeterde beeld.
Drempels en legaliteit: de rol van de Rechtmatrix
Met de rechtmatrix wordt per aanbestedingstype (leveringen en diensten, SAS-diensten, werken) vastgelegd welke omzetranges horen bij Europese, nationale, meervoudig onderhandse of enkelvoudig onderhandse procedures. Deze grenzen zijn gebaseerd op de Aanbestedingswet en de PIANOo-praktijk en kunnen per entiteit worden aangepast, of dat nu een gemeente, een corporatie of een zorginstelling is.
De matrix bepaalt:
- welke legaliteitscode (1 EU, 2 NL, 3 MO, 4 EO) aan de vierjaarsspend van een leverancier wordt toegekend
- welke drempels worden gebruikt in de formules van crediteurenkaarten en rechtmatigheidsdashboards
- hoe spend, contract en procedure worden gecombineerd tot een rechtmatigheidsoordeel per opdracht
Zo sluit de beoordeling aan op je eigen inkoopreglement en mandaten, zonder dat je in elk dossier telkens opnieuw drempelbedragen hoeft op te zoeken.
Toon rechtmatigheid overtuigend aan
Krijg een herleidbare, periodiek bijgewerkte basis voor de rechtmatigheidsparagraaf en voorkom discussie met accountant of rekenkamer.
Contractmanager en dashboards
- Leg nieuwe contracten, verlengingen en beëindigingen volledig en eenduidig vast, inclusief contractnummers, plafonds en looptijden.
- Signaleer tijdig wanneer plafonds of looptijden in de gevarenzone komen met contract- en uitnuttingsdashboards.
- Lever ontbrekende contractgegevens aan en corrigeer fouten die uit de rechtmatigheidsanalyse naar boven komen.
Controller en dashboards
- Zie welke leveranciers en opdrachten als hoog risico worden aangemerkt op basis van spend, contractkoppeling en drempels.
- Gebruik de crediteurenkaarten om opdrachtsplitsing, keuze van procedure en onderbouwing te beoordelen.
- Leg conclusies vast per opdracht en breng deze samen in de rechtmatigheidsverantwoording, zowel in dashboards als in Excel.
De controller en de contractmanager versterken elkaar met onze dashboards: de één vanuit verantwoording en risico's, de ander vanuit operationeel contractbeheer.
Rechtmatigheidsverantwoording in de praktijk
De contractkoppeling en de Rechtmatrix vormen de basis voor de periodieke rechtmatigheidsverantwoording volgens de accountantscontrole spendanalyse van PIANOo. Hierdoor verschuift de rechtmatigheidsverantwoording van eenmalige auditstress naar een cyclisch proces, waarbij elke ronde de kwaliteit van de data, de contractkoppeling en de legaliteitsbeoordeling verder verbetert.
- Purfaction levert per kwartaal een zip-bestand Rechtmatigheid met een spendanalyse-overzicht en crediteurenkaarten voor crediteuren met hoog risico.
- Controller en accountant voeren de analyse uit in Excel (vierkantstelling, opdrachtsplitsing, toetsingskaders) en vullen de conclusies in.
- Het bijgewerkte zip-bestand wordt weer ingelezen in Purfaction, zodat conclusies en correcties terugvloeien naar de dashboards.
Wil je met dezelfde inspanning meer zekerheid over rechtmatigheid?
Plan een demo en zie hoe contractkoppeling en rechtmatigheid in Purfaction samenwerken.