preloader

Spendanalyse & Rechtmatigheidsverantwoording Gemeente

de tool voor de onderbouwing van de rechtmatigheid

spendanalyse: de tool voor de rechtmatigheidsverantwoording bij gemeenten

Spendanalyse is hét controle middel voor de onderbouwing van de verplichte rechtmatigheidsverantwoording voor gemeenten die per 2023 is ingegaan. Zelf uitvoeren is een tijdrovend en intensief proces.

De compleet verzorgde spendanalyse van Purfaction identificeert rechtmatigheidsrisico’s en faciliteert proactieve rapportages over aanbestedingsdrempels, contracten en budgetten. Speciaal voor gemeenten die de modellen gebruiken van Beter Aanbesteden zorgen wij voor vooraf ingevulde Excel sheets. Hierdoor kunt u zich concentreren op de risicobeoordeling in plaats van op het verzamelen van de gegevens.

Neem contact op met dé spendanalyse-specialist voor gemeenten: Purfaction

Rechtmatigheidsverantwoording Gemeenten

Na een periode van uitstel is het moment aangebroken: vanaf het jaarverslag 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording verplicht. Wij constateren dat diverse gemeenten uitdagingen ervaren bij het implementeren van de noodzakelijke interne controles, voornamelijk door het ontbreken van de juiste kennis en de toch al hoge werkdruk vanwege de toegenomen verantwoordelijkheden op gebieden als jeugdzorg, werk, inkomen en zorg voor langdurig zieken en ouderen. Om deze transitie te vergemakkelijken, bieden wij onze ondersteuning aan op de essentiële data-analyses ter bevordering van een accurate verant­woor­ding op recht­matig­heid.

Interne controles moeten aantonen dat de inkoop rechtmatig is geweest.

Spendanalyse is het controle instrument voor de rechtmatigheidsverantwoording

De dossiers waarover gerapporteerd moet worden zijn reguliere inkoop, subsidies en inbestedingen. De reguliere inkoop van goe­deren, diensten en werken beslaat ongeveer 70 procent van alle gemeentelijke uitgaven. Met data-analyses moet worden aangetoond dat alle uitgaven over de afgelopen vier jaren rechtmatig zijn geweest en afwijkingen moeten worden gerapporteerd.

Deze data-analyse is bij Inkoop bekend onder de naam spendanalyse. Het is het instrument bij uitstek voor nauwkeurige analyses en acties voor Inkoop en kan nu dus ook worden ingezet voor het vaststellen en monitoren van de recht­matig­heid van de spend.

spend analyse voor gemeente
Het controle middel voor rechtmatig inkopen is: de spendanalyse
Beter Aanbesteden - Excel modellen voor de rechtmatigheidsverantwoording

Om gemeentes tegemoet te komen heeft de overheid op de website van PIANOO Excel modellen aangeboden via #BeterAanbesteden. Hiermee kunnen gemeentes stap-voor-stap de benodigde analyses inrichten en uitvoeren om te komen tot een sluitende verantwoording. Het proces omvat het selecteren van hoog-risico crediteuren en het beoordelen van hun facturatie met afgesloten contracten. Ondanks de handige modellen is het tijdsintensief; voor een gemiddelde gemeente betekent dit een grote tijdsinvestering. Eénmalig is dit wellicht te verantwoorden, maar dit proces vraagt een jaarlijkse herhaling. De VNG en PIANOo Expertisecentrum Aanbesteden adviseren zelfs om dit proces per kwartaal uit te voeren! Dit vraagt om een efficiëntere aanpak.

#BeterAanbesteden biedt hulp, maar het invullen is tijdrovend
spendanalyse-verzorgd
juist voor de rechtmatigheidsverantwoording gemeenten

Purfaction: de specialist voor spendanalyse

Spendanalyse is precies wat wij, de spendanalyse-specialisten, al 25 jaar uitvoeren. Wij zijn pionier op het gebied van spendanalyse. Tot onze klanten horen zowel middelgrote als kleine gemeenten. Hieronder zijn de gemeenten Alkmaar, Heuvelrug, Nissewaard en Stichtse Vecht en daarnaast ook gemeentelijke inkoopsamenwerkingsverbanden, waaronder IBMN, H2O en Inkoopbureau West-Brabant.

Purfaction biedt de spendanalyse aan als een abonnement voor een vast bedrag, waarbij de gegevens, conform advies van PIANOo, vier keer per jaar worden bijgewerkt.

Uit onze spendanalyse blijkt vervolgens gedetailleerd hoe de inkoop is samengesteld op CPV-niveau. Ook kunt u zien aan welke leveranciers en con­trac­ten middelen in de afgelopen vier jaar zijn uitgegeven.

(Als bonus: onze spendanalyse gemeente, is meteen ook in te zetten voor doelgerichte acties op gebieden zoals social return en MVOI).

element
Purfaction vult de modellen van #BeterAanbesteden automatisch voor u in.
Purfaction Maakt Rechtmatigheidsverantwoording Efficiënt en Betrouwbaar

Ondersteuning #BeterAanbesteden modellen

In samenwerking met enkele gemeentelijke klanten hebben we een aanvullende module gecreëerd die de #BeterAanbesteden Excel-modellen automatisch invult: het spendanalyse overzicht met koppelingen naar de detail crediteurenkaarten voor de ‘hoog risico’ leveranciers. Aanwezige contracten worden als ‘project’ gekoppeld en voorbewerkt per ‘vorm van inkoop’. De controleur kan zich meteen richten op de beoordelingen en de conclusies rapporteren.

De resultaten kunnen vervolgens weer worden ingelezen door Purfaction. Zo worden de historische beoordelingen en toelichtingen opgeslagen en automatisch weer ingevuld in de Excel-bestanden voor een volgende kwartaalanalyse.

In de Purfaction dashboards krijgt u overzicht over de analyseresultaten en monitort u kwartaalafwijkingen. Deze informatie faciliteert uw interne en externe rapportages over de rechtmatigheidsverantwoording.

element
demo rechtmatigheidsverantwoording gemeente met de spendanalyse.
Maak een vliegende start

voorkom onrechtmatig inkopen, start nu met de Purfaction spendanalyse

Zelf de werkzaamheden uitvoeren die ten grondslag liggen van de gemeentelijke rechtmatigheidsverantwoording kan natuurlijk, maar het is veel uitzoekwerk. Inhuur van adviseurs en data-analisten is een mogelijkheid, maar prijzig en vaak is een spendanalyse niet iets wat zij dagelijks doen. Door gebruik te maken van onze  verzorgde spendanalyse en het automatisch aanmaken van de Beter Aanbesteden Excel sheets kunnen uw medewerkers meteen starten met de controles, en is externe inhuur niet nodig.

Graag geven wij u en uw controleurs een demonstratie hoe de Purfaction spendanalyse helpt bij de rechtmatigheidsverantwoording voor gemeenten.

U ziet dan direct de mate van diepgang en het gemak waarmee de rechtmatigheidstoets kan worden uitgevoerd.

door de spendanalyse houdt u pro-actief grip op de rechtmatigheid van inkoop

Naar 0 afwijkingen in het jaarverslag

En zo zien we het graag: geen afwijkingen in het jaarverslag voor de rechmtatigheidsverantwoording van Inkoop.

Door de terugkerende Purfaction-spendanalyse kunt u  stapsgewijs de risico's mitigeren en rechtmatigheidsissues in kaart brengen èn oplossen.

Spendanalyse de tool voor de rechtmatigheidsverantwoording bij gemeenten.

geen afwijkingen door de Purfaction spendanalyse in de rechtmatigheidsverantwoording voor gemeenten

webinars #BeterAanbesteden & Rechtmatigheid

Regelmatig geven we webinars en hands-on sessies over dit onderwerp: hoe uw organisatie met de Purfaction spendanalyse de rechtmatigheidsverantwoording op orde krijgt. Dit doen wij aan de hand van de methodiek en sjablonen zoals gepubliceerd door #BeterAanbesteden. De Purfaction spendanalyse wordt dan ingezet om dit terugkerende proces zo compleet mogelijk (en automatisch) te ondersteunen.

Reserveer nu uw plek.

Related Post

1 Comment

Comments are closed.