De eerste stap van bijna elk inkoopadvies- of verbeteringsproject voor inkoop is het inventariseren van de huidige spend: de spendanalyse. Deze 'Inkoopdiagnose' of 'Inkoopscan' bestaat uit een uitgebreide analyse van de facturen en/of inkooporders om de totale 'inkoop spend' te verdelen naar grootste leveranciers, (interne) afnemers en inkooppakketten.
Het doel van de spendanalyse is inzicht te krijgen in wie, wat, waar inkoopt en aangeven waar er mogelijke besparingen zijn te realiseren.
- WIE - betreft de informatie van de spend over de organisatie die inkoopt. Dit is een gelaagde structuur dat loopt van het laagste detail, de kostenplaats, via afdelingen, managers naar sectie of unit. Door het WIE te analyseren kun je bijvoorbeeld bekijken of afdelingen, vaak zonder dat zij het zich bewust zijn, vergelijkbare diensten of producten afnemen. Hier liggen dan kansen voor inkoop om betere afspraken te maken met leveranciers.
- WAT - betreft de producten en diensten die worden ingekocht. Om niet te verzanden in de details wordt vaak gebruik gemaakt van branchespecifieke indelingen, ook wel 'inkooppakketten' of 'inkoop categorieën' genoemd. Deze zijn zo ingedeeld dat je per categorie op een uniform wijze naar de spend kan kijken zodat je ook zinvolle uitspraken over 'bundelen' en 'synergie' kunt maken.
- WAAR - betreft de leveranciers. Als alle verschijningsvormen van een leverancier in de gegevens correct zijn geconsolideerd, dan kun je effectief zien bij welke leverancier de producten en/of diensten per inkoop zijn afgenomen.
De kracht van de analyse op het WIE, WAT en WAAR ligt in de combinaties hiervan en de gelaagdheid van de gegevens. Een typisch resultaat van de spendanalyse is een ABC analyse van de leveranciers per inkoop categorie, waarbij je snel kunt zien bij welke leveranciers de grootste inkoopvolumes zitten.
De spendanalyse is de opmaat om naast eerdergenoemde zaken ook doelen op het gebied van rechtmatigheid, risico, klantwaarde, duurzaamheid, en MVI te realiseren.
