spendanalyse, wat is het? En waarom Inkoop niet zonder kan?

spendanalyse, hoe zit het ook al weer?

spendanalyse, de eerste stap

De eerste stap van bijna elk inkoopadvies- of verbeteringsproject voor inkoop is het inventariseren van de huidige spend: de klassieke spendanalyse. Deze 'Inkoopdiagnose' of 'Inkoopscan' bestaat uit een uitgebreide analyse van de facturen en/of inkooporders om de totale 'inkoop spend' te verdelen naar grootste leveranciers, afnemers en inkooppakketten.

het doel van de spendanalyse

Het doel van de spendanalyse is inzicht te krijgen in wie, wat, waar inkoopt en aangeven waar er mogelijke besparingen zijn te realiseren.

WIE - Betreft de informatie van de spend over de organisatie die inkoopt. Dit is een gelaagde structuur dat loopt van het laagste detail, de kostenplaats, via afdelingen, managers naar sectie of unit. Door het WIE te analyseren kun je bijvoorbeeld bekijken of afdelingen vergelijkbare diensten of producten afnemen. Dit zijn zij vaak niet eens bewust! Hier liggen dan ook kansen om inkoop te bundelen en betere afspraken af te dwingen met de leveranciers.
WAT - Betreft de producten en diensten die worden ingekocht. Om een duidelijk overzicht te krijgen van de ingekochte producten en diensten, wordt vaak gebruik gemaakt van branchespecifieke indelingen, die ook wel bekend staan als 'inkooppakketten' of 'inkoopcategorieën'. Door deze uniforme indeling per categorie kan er op een gestructureerde wijze naar de spend gekeken worden en kunnen er zinvolle conclusies worden getrokken over het bundelen en het realiseren van synergie.
WAAR - Betreft de leveranciers. Als alle verschijningsvormen van een leverancier in de gegevens correct zijn geconsolideerd, dan kun je het totale volume zien aan diensten en/of producten dat per leverancier is afgenomen.

de voordelen

De kracht van de analyse op het WIE, WAT en WAAR ligt in de combinaties hiervan en in de gelaagdheid van de gegevens. Een typisch resultaat van de spendanalyse is een ABC analyse van de leveranciers per inkoop categorie. Hierin kun je snel zien bij welke leveranciers de grootste inkoopvolumes zitten.

De klassieke spendanalyse is de basis om ook niet-financiële doelstellingen te realiseren. Daarbij moet gedacht worden aan: doelen op het gebied van rechtmatigheid, risico, klantwaarde, duurzaamheid, en MVOI.

wat is spendanalyse?

Het verwerken van de totale inkoopspend van een organisatie. En deze vervolgens indelen naar interne afnemers, inkooppakketten en leveranciers.

(Dit is ook wel een klassieke spendanalyse)

wikipedia

wat kun je er mee?

Inzicht krijgen in de totale organisatie uitgaven op het WIE ( interne organisatie), het WAT (inkooppakketten, producten & diensten), en het WAAR (leveranciers) van de inkoop. Dit geldt voor de absolute volumes maar ook voor de ontwikkelingen hiervan in de tijd.

Met deze inzichten kunnen verbetertrajecten voor inkoop worden opgestart.

en wat nog meer?

Een uitgebreide spendanalyse bevat ook nog contractinformatie en houdt rekening met sociale, milieu- en lokale impact. Ook wordt gerapporteerd of de inkoop binnen de aanbestedingsgrenzen blijft i.v.m. de rechtmatigheidsverantwoording.

Ontdek de waarde van een zorgvuldig verzorgde spendanalyse voor uw organisatie!

Wilt u inzicht krijgen in uw uitgavepatronen en de mogelijkheden ontdekken om uw inkoopstrategie te optimaliseren? Laat Purfaction u helpen met een complete en deskundige spendanalyse. Vraag onze spendanalyse aan en ontvang waardevolle inzichten om uw inkoop naar een hoger niveau te tillen.

vraag onze spendanalyse aan

wat moet je doen voor een spendanalyse?

de stappen in een spendanalyse

Een spendanalyse bestaat uit de volgende stappen:

1. spend gegevens verzamelen

In deze fase is het van belang om de spendgegevens van alle administraties te verzamelen en te combineren. Hierbij gaat het om de factuurregels inclusief de crediteurnaam, het grootboeknummer, de kostensoort en de kostenplaats.

Mogelijkerwijs is de ondersteuning van de IT-afdeling vereist om een eenvoudige export of rapportage op te stellen.

2. ontdubbelen van leveranciers

Het komt vaak voor dat eenzelfde leverancier onder verschillende namen voorkomt, wat te wijten kan zijn aan verschillende factoren, zoals spelfouten, onvolledige vermelding van de rechtsvorm, interpunctie, en dergelijke. Het is essentieel om deze verschillende verschijningsvormen te groeperen tot één herkenbare leverancier.

Dit proces staat bekend als ontdubbelen.

3. de spend classificeren naar inkooppakketten

Om zinvolle analyses te kunnen maken van de spend, is het van belang om elke geboekte factuurregel te classificeren binnen het juiste inkooppakket. Op deze wijze kan de inkoop over alle leveranciers heen geanalyseerd worden. Hierbij wordt de juiste categorie bepaald aan de hand van het geleverde product of de geleverde dienst.

Een voorbeeld van een gemeentelijke pakketindeling is die van Pianoo..

4. resultaten beschikbaar maken

Voor het gemakkelijk bladeren en navigeren door resultaten is een analyse tool aan te bevelen. Het spreekt voor zich dat deze tool veilig moet zijn, zodat vertrouwelijke gegevens beschermd zijn tegen kopiëren en ongeautoriseerde toegang. Vanwege de vertrouwelijkheid van deze informatie wordt het gebruik van Excel sterk afgeraden.

Inkoopdashboards zijn specifiek ontworpen voor spendanalyse en bevatten vaak al kant-en-klare functionaliteiten en visualisaties, waardoor ze efficiënter en betrouwbaarder zijn dan zelf ontwikkelde dashboards in Power BI. Er hoeft geen extra tijd of budget te worden besteed aan aangepaste functionaliteiten en visualisaties.

5. de spend analyseren

Voer een analyse uit op de inkoopgegevens om inzicht te krijgen in wie, wat en waar er wordt ingekocht. Onderzoek bijvoorbeeld de volumes die worden afgenomen en door welke leveranciers, waar diensten en/of goederen gebundeld kunnen worden ingekocht, welke leveranciers kunnen worden vervangen en wie in de organisatie gebruik maakt van welke leverancier.

Houd daarnaast de ontwikkeling van de spend bij en let op mogelijke overschrijding van aanbestedingsgrenzen.

6. spendanalyse rapporteren

De inzichten uit de spendanalyse dienen gerapporteerd te worden en omgezet in aanbevelingen voor het management, om zo nieuwe inkoopprojecten te initiëren die aansluiten bij de organisatiedoelstellingen. Dit wordt gemakkelijker naarmate de spendanalyse reeds is uitgebreid met contractinformatie en doelstellingen op bv. duurzaamheid, sociaal en lokaal inkopen.

De rapportages kunnen helpen bij het bundelen van inkoop bij enkele leveranciers voor betere afspraken, bewustmaking van afdelingshoofden buiten inkoop over de organisatiespend, het controleren van gemaakte afspraken over inkoop en het rapporteren over de organisatie doelen aan het bestuur.

7. spendanalyse verversen

Om de impact van de ingezette inkoopacties op de organisatiedoelen te meten, is het aanbevolen om de spendanalyse regelmatig bij te werken met de nieuwste gegevens.

PIANOo adviseert bijvoorbeeld om de resultaten ten minste eens per kwartaal bij te werken voor een rechtmatigheidsanalyse.

5 manieren om een spendanalyse te maken

hoe kom je aan een spendanalyse?

Het uitvoeren van een spendanalyse is een tijdrovende en minutieuze klus. Van oudsher was er de keuze om het òf zelf te doen òf het uit te laten voeren door externe consultants op basis van een inhuurtarief. Met ons product is er nu de mogelijkheid om de spendanalyse uit te besteden en door de inzichten en acties te bladeren in onze online inkoopdashboards.

De 5 opties om aan een spendanalyse komen:

#1 zelf uitvoeren

Een grondige spendanalyse vergt veel tijd en expertise in het werken met data, en dit geldt ook voor elke update.

Als u de tijd en expertise hiervoor hebt, is dat prima. Maar het kan zijn dat u uw bestaande inkoopexpertise beter kunt inzetten voor andere trajecten.

#2 externe consultants

Het inschakelen van een consultant voor de spendanalyse kan inderdaad tijdsbesparend zijn voor uw organisatie. Maar dit kan gepaard gaan met hogere kosten. Bovendien moet u bij elke update opnieuw de consultant inhuren.

#3 Purfaction

Met ons abonnement heeft u de mogelijkheid om de spendanalyse uit te besteden en inzichten en acties te bekijken in onze online inkoopdashboards. Dit biedt de voordelen van een uitbesteding, zonder de hoge kosten en afhankelijkheid van externe consultants.

spendanalyse abonnement

#4 spendanalyse software

Er zijn verschillende spendanalyse tools beschikbaar op de markt die kunnen helpen, maar het proces van dedupliceren en classificeren naar inkooppakketten moet nog steeds handmatig worden uitgevoerd.

Het is dus belangrijk om te beseffen dat er nog steeds veel werk nodig is om de spendanalyse goed uit te voeren.

#5 in-house ontwikkelen

Indien u beschikt over de benodigde kennis en expertise, kunt u ervoor kiezen om het volledige proces van classificatie en analyse door IT te laten ontwikkelen.

Hierdoor heeft u precies wat u wenst, zij het mogelijk niet zo snel als u zou willen, en wordt het proces vanuit een IT-perspectief benaderd.

spendanalyse specifiek voor doelgroepen

specifieke doelgroepen voor de spendanalyse

Door de spendanalyse speciaal af te stemmen op specifieke doelgroepen, zoals gemeenten, zorg, onderwijs en woningbouwcorporaties kunnen wij zeer krachtige op maat gesneden analyses klaar zetten.

rechtmatigheidsverantwoording gemeenten door gebruik te maken van de spendanalyse

Spendanalyse & Rechtmatigheidsverantwoording Gemeente

Data-analyse is hét controle middel voor de onderbouwing van de verplichte rechtmatigheidsverantwoording die per 2023 is ingegaan. Dit vergt veel uitzoekwerk en expertise, en veelal is deze niet aanwezig. Met

Spendanalyse Gemeente, actiegericht

Hoe de Purfaction spendanalyse een gemeente helpt om contractbeheer te professionaliseren, MVOI doelen te halen en rechtmatigheid te borgen.

wat kun je met spendanalyse?

voorbeelden van spendanalyse inzichten

Hieronder voorbeelden van spendanalyse in de praktijk, inclusief uitleg over wat je nu precies ziet en wat je ermee kunt:

spendanalyse, wat is het? En waarom?