wat is spendanalyse?

spendanalyse, wat is dat ook alweer?

spendanalyse, de eerste stap

De eerste stap van bijna elk inkoopadvies- of verbeteringsproject voor inkoop is het inventariseren van de huidige spend: de spendanalyse. Deze 'Inkoopdiagnose' of 'Inkoopscan' bestaat uit een uitgebreide analyse van de facturen en/of inkooporders om de totale 'inkoop spend' te verdelen naar grootste leveranciers, (interne) afnemers en inkooppakketten.

Het doel van de spendanalyse is inzicht te krijgen in wie, wat, waar inkoopt en aangeven waar er mogelijke besparingen zijn te realiseren.

  • WIE - betreft de informatie van de spend over de organisatie die inkoopt. Dit is een gelaagde structuur dat loopt van het laagste detail, de kostenplaats, via afdelingen, managers naar sectie of unit. Door het WIE te analyseren kun je bijvoorbeeld bekijken of afdelingen, vaak zonder dat zij het zich bewust zijn, vergelijkbare diensten of producten afnemen. Hier liggen dan kansen voor inkoop om betere afspraken te maken met leveranciers.
  • WAT - betreft de producten en diensten die worden ingekocht. Om niet te verzanden in de details wordt vaak gebruik gemaakt van branchespecifieke indelingen, ook wel 'inkooppakketten' of 'inkoop categorieën' genoemd. Deze zijn zo ingedeeld dat je per categorie op een uniform wijze naar de spend kan kijken zodat je ook zinvolle uitspraken over 'bundelen' en 'synergie' kunt maken.
  • WAAR - betreft de leveranciers. Als alle verschijningsvormen van een leverancier in de gegevens correct zijn geconsolideerd, dan kun je effectief zien bij welke leverancier de producten en/of diensten per inkoop zijn afgenomen.

De kracht van de analyse op het WIE, WAT en WAAR ligt in de combinaties hiervan en de gelaagdheid van de gegevens. Een typisch resultaat van de spendanalyse is een ABC analyse van de leveranciers per inkoop categorie, waarbij je snel kunt zien bij welke leveranciers de grootste inkoopvolumes zitten.

De spendanalyse is de opmaat om naast eerdergenoemde zaken ook doelen op het gebied van rechtmatigheid, risico, klantwaarde, duurzaamheid, en MVI te realiseren.

wat is spendanalyse?

Het verwerken van de totale inkoopspend van een organisatie en deze indelen naar interne afnemers, inkooppakketten (producten en/of diensten) en leveranciers.

wat kun je er mee?

Inzicht krijgen in de totale organisatie uitgaven op WIE ( interne organisatie), WAT (producten & diensten), WAAR (leveranciers) inkoopt + het ontdekken van besparingskansen.

en wat (nog) niet?

Spendanalyse is een eerste stap om grip op inkoop te krijgen, maar op zichzelf is het nog onvoldoende om impact te maken op rechtmatigheid, risico, klantwaarde en MVI.

wat moet je doen voor een spendanalyse?

de stappen in een spendanalyse

Een spendanalyse bestaat uit de volgende onderdelen:

1. gegevens verzamelen

De geboekte spend gegevens van alle administraties verzamelen en combineren. Je hebt de geboekte factuurregels nodig, zodat je naast crediteurnaam ook het grootboeknummer, de kostensoort en de kostenplaats mee krijgt. in deze stap heb je zeer waarschijnlijk de hulp nodig van de IT afdeling.

2. ontdubbelen van leveranciers

Je zult verbaasd staan hoe vaak eenzelfde leverancier voor kan komen onder andere namen. Denk aan spelfouten, al dan niet vermelden van rechtsvorm, wel of geen puntjes, enzovoorts. Al deze verschijningsvormen moeten gegroepeerd worden tot één herkenbare leverancier.

Dit proces heet ontdubbelen.

3. classificeren naar inkooppakketten

Om iets zinnigs te zeggen over de spend moet elke geboekte factuurregel geclassificeerd worden naar de gehanteerde  indeling voor de inkooppakketten. Aan de hand van de geleverde dienst of product wordt de juiste categorie bepaald.

Een voorbeeld van een standaard pakketindeling is die van Pianoo

4. analyseren

Analyseer de gegevens op het wie, wat en waar van de inkoop. Welke volumes worden er afgenomen? Waar kunnen diensten en/of goederen gebundeld worden ingekocht? Van welke leveranciers kan afscheid genomen worden? Wie maakt gebruik van welke leverancier?

Zolang de onderliggende gegevens "vers" zijn, kunnen nieuwe inzichten over inkoop worden gevormd.

5. rapporteren

De inzichten die gevonden zijn uit de analyse moeten gerapporteerd worden tot aanbevelingen voor het (inkoop) management. Zij kunnen vervolgens op basis hiervan nieuwe inkoopprojecten uitzetten die aansluiten bij de organisatie doelstellingen.

De rapportages kunnen helpen om:

  • inkoop te bundelen tot enkele leveranciers (en zo betere afspraken te maken);
  • afdelingshoofden (buiten inkoop) bewust te laten worden over de organisatie spend;
  • gemaakte afspraken over inkoop te controleren.
5 manieren om een spendanalyse te maken

hoe kom je aan een spendanalyse?

Het uitvoeren van een spendanalyse is een tijdrovende en minutieuze klus. Van oudsher had je de keuze om het òf zelf te doen òf het uit te laten voeren door externe consultants. Nu is er een slimmere keuze: laat ons de spendanalyse compleet voor jullie verzorgen. Wij noemen dit: spendanalyse-with-a-service!

Hieronder staan de opties.

#1 doe het zelf

Een goede spendanalyse kost veel tijd en vergt veel handigheid met data. Elke update weer.

Als je deze tijd hebt, prima. Maar wellicht kun je bestaande inkoopexpertise beter inzetten op slimmer inkopen.

#2 huur een consultant

Scheelt inderdaad tijd, voor jullie. Echter, dit wordt nu vertaald naar prijs. Een extern uitbestede spendanalyse kan flink in de papieren lopen.

En ook hier geldt: elke update weer heb je de consultant nodig.

#3 laat het ons doen

Wij verzorgen de spendanalyse compleet van inkoopgegevens tot actiegerichte online dashboards.

Inclusief vier jaar historie en kwartaallijkse updates.

#4 gebruik SAAS-tools

Er zijn diverse spendanalyse tools in de markt die je kunnen helpen. Echter, het ontdubbelen en classificeren naar inkooppakketten moet je nog steeds zelf doen.

Kortom, ook hier veel werk.

#5 bouw het zelf

Als de juiste kennis en expertise aanwezig is, kun je ervoor kiezen het hele proces van classificeren en analyseren door IT te laten bouwen.

Heb je precies wat je wilt, maar wellicht niet zo snel als je zou willen.

wat kun je met spendanalyse?

voorbeelden van spendanalyse inzichten

Hieronder voorbeelden van spendanalyse in de praktijk, inclusief uitleg over wat je nu precies ziet en wat je ermee kunt:

spendanalyse – trends

Voorbeelden van spendanalyse op het WANNEER, trendanalyse.

spendanalyse – ABC-analyse

Voorbeelden van ABC-analyse en het wat, wie en waar.