spendanalyse – ABC-analyse

wat kunt u met de spendanalyse?

de ABC Analyse

Hieronder staat een voorbeeld van een ABC analyse zoals we deze beschikbaar maken in de inkoopdashboards. Aflopend op het spend volume staan de leveranciers waar 80% van de spend is uitgegeven. In blauw is aangegeven welk deel van de spend bij gecontracteerd is. Het kan voorkomen dat een leverancier zowel gecontracteerde als niet gecontracteerde spend heeft.

De klassieke ABC analyse betreft alleen leveranciers, maar het principe is ook op andere gegevens toepasbaar, zoals inkooppakketten, segmenten, kostenplaatsen en dergelijke. In het plaatje wordt dit weergegeven door de filterknop ‘wie | wat | waar’

De ABC Analyse, uitleg

De basis weergave voor de ABC analyse is de verdeling van de leveranciers in de klassen 0-50%, 50-80%, 80-95% en de rest. Deze klassen komen tot stand door de leveranciers in te delen op spend, gesorteerd van hoog naar laag. Door de spend cumulatief uit te zetten op de y-as, ontstaan er zo de 4 leveranciers zone’s: A, B, C en D, zie Figuur 2.

De gegevens voor de grafiek in Figuur 2, staan standaard in de ‘inset’ in het dashboard. Hieronder is deze voor Figuur 1, vergroot weergegeven.

Je kunt in één oogopslag zien hoeveel spend er in een klasse valt en hoeveel leveranciers hier invallen (# items). Je ziet dat voor het filter ‘kantoorinrichting en benodigdheden’ 7 leveranciers 80% van de spend voor rekening nemen. De overige 20 doen de rest.

Inzoomen op de details

Stel, je wilt de details weten van de spend van een leverancier, bijvoorbeeld ‘Rodi verspreiding bv’, dan kun je door te klikken op de leveranciers alle detail transacties inzien (Figuur 4):

Als je nu de details nodig hebt, om verder te verwerken, dan kunnen de onderliggende gegevens eenvoudig omgezet worden in naar een lijst. Deze kun je dan met bijvoorbeeld Excel verwerken.

Je kunt in één oogopslag zien welke spend geconracteerd is en welke niet. Wil je nu focussen op de niet-gecontracteerde spend, dan kun je het filter te zetten op “Contract: Nee”. Dan krijg je de A en B klasse van de leveranciers met de spend niet onder contract is. Deze lijst kan dan meteen gebruikt worden als actielijst voor Inkoop en/of de categorie manager voor de geselecteerde categorie..

Kan de ABC analyse ook op bv. directie?

In de klassieke vorm is de ABC analyse alleen voor leveranciers. Maar in de door ons verzorgde spendanalyse en de bijbehorende inkoopdashboards kun je deze op elke WIE, WAT en WAAR toepassen.

Zo is in Figuur 6 de ABC-analyse toegepast op de Directie. De inset laat zien dat 50% van de spend (626.637) zit bij de directies “FIN” en “BZK”. In totaal zijn 153 facturen verwerkt.