spendanalyse – ABC-analyse

wat kun je met spendanalyse?

analyse op het wie, wat en waar

Enkele voorbeelden uit onze online dashboards die illustreren wat voor inzichten je kunt verwachten uit een spendanalyse. Op basis van de Pareto verdeling 0-50%, 50-80%, 80-95% en de rest worden de onderdelen in klasses A, B, C en D ingedeeld. In de onderstaande figuren is tevens in blauw aangegeven welk deel van de spend bij gecontracteerde leveranciers is afgenomen.

Dit type inzicht wordt ook wel een ABC-analyse of Pareto-analyse genoemd.

(De getoonde gegevens zijn afkomstig uit de open data set van de Rijksoverheid en met een aantal aannames doorgerekend.)

De basis weergave voor de ABC analyse is de verdeling van de leveranciers in de klassen A, B, C en D. Deze klassen komen tot stand door alle leveranciers die horen bij de gekozen filters (in dit geval “Aanschaf programmatuur”) in te delen op spend, gesorteerd van hoog naar laag. Door de spend cumulatief uit te zetten op de y-as, ontstaan er zo de 4 leveranciers zone’s: A, B, C en D, zie Figuur 2.

De gegevens voor de grafiek in Figuur 2, staan standaard in de ‘inset’ in het dashboard. Hieronder is deze voor Figuur 1, vergroot weergegeven.

Je kunt zo in één oogopslag zien hoeveel spend er in een klasse valt en hoeveel leveranciers hier invallen. Ook toegevoegd is het aantal facturen, maar in dit voorbeeld heeft de klant geen factuurnummers meegeleverd, en wordt er slechts een ‘1’ getoond.

Stel, je wilt de details weten van de spend van de eerste leverancier in dit voorbeeld, COMPAREX, dan kun je door te klikken op de leveranciers alle detail transacties inzien (Figuur 4):

De onderliggende gegevens van Figuur 1, is ook eenvoudig om te zetten naar een lijst (Figuur 5), die verder te verwerken is in bijvoorbeeld Excel. Hiernaast de leveranciers die vallen in de A en B klasse (80% van de totale spend).

In dit geval is de spend onder contract “Ja” en “Nee” getoond. Interessant wordt het om in het dashboard een globale filter te zetten met de selectie “Contract: Nee”. In dat geval zou de lijst krijgen van de A en B klasse krijgen van de leveranciers waarvan de spend niet onder contract is. Deze lijst kan dan meteen gebruikt worden als actielijst voor Inkoop en/of de categorie manager voor “Aanschaf programmatuur (de huidige selectie)”.

Tot slot nog een schermprint van een niet-standaard ABC-analyse. Je kunt namelijk dezelfde weergave ook toepassen op het WIE en het WAT.

In Figuur 6 is de ABC-analyse toegepast op de Directie; alle klassen worden getoond.

In de inset is te zien dat 50% van de spend (56,4M) zit bij de directies “FIN” en “BZK”.